Un plan « TOut DOux » pour aujourd’hui

Auparavant, j’avais énormément d’énergie pour COMMENCER quelque chose de NOUVEAU, mais souvent je ne terminais pas ce que j’avais commencé. Une fois le projet entrepris, je mettais tout de côté pour quelque chose de neuf. J’ai compris que je recherchais le « buzz du projet », ce buzz qui se nourrit de nouveauté et d’impulsivité.

J’ai demandé conseil. On m’a suggéré de me faire un plan pour la journée. Juste pour aujourd’hui.

Mais aussi, je fuyais parfois certaines tâches qui me faisait peur, mais qui étaient nécessaires, pour me retrouver alors dans l’urgence et la culpabilité.

Dans plusieurs cas, il y avait aussi une certaine « grandiosité » : je cherchais ce qui allait étonner les autres.

Pour me faire un plan de ma journée, j’ai conçu un formulaire (voir plus bas) dans lequel je peux inscrire et analyser une dizaine de tâches quotidiennes au maximum. Grâce à ce formulaire, j’ai constaté que j’évitais jour après jour de faire certaines tâches qui étaient pourtant brèves, importantes et urgentes. Il s’agissait parfois de donner un simple coup de téléphone ! Je les mettais de côté mais elles revenaient me hanter jour après jour.

J’ai compris que j’avais des peurs et que j’éprouvais parfois de la difficulté à sortir de ma zone de confort : c’était difficile de m’attaquer à quelque chose de nouveau ou de plus exigeant que de lire des nouvelles en ligne. J’ai compris que si je voulais arriver à quelque chose, il me fallait faire face à mes responsabilités.

J’ai aussi compris que je n’avais pas toujours la même énergie d’un jour à l’autre et que je devais respecter cela.

Au fil des années, je me suis amélioré, mais je suis loin d’être parfait. Organiser ma journée avec ce formulaire m’a permis de faire mes premiers pas et me regarder planifier, procrastiner et devenir plus productif. Il m’est régulièrement nécessaire de revenir à ce formulaire qui m’évite de trop dériver ou de dériver trop longtemps.

Télécharger d’abord ce formulaire.

Il y a aussi une version compacte du mode d’emploi à télécharger.

Puis, retenez ce qui vous convient dans le mode d’emploi qui suit.

1 Lister les actions à poser

En début de journée et en suivant spontanément l’inspiration qui nous vient de notre conscience et du meilleur en nous, lister les actions à poser juste pour aujourd’hui. Par exemple: aller chez le dentiste, arroser les plantes, écrire à une amie, publier mon article, etc. Inscrire 10 éléments au maximum dans la colonne « Que faire aujourd’hui ? »

Tout projet se décompose en une suite de petites actions. Si vous vous attaquez à quelque chose de nouveau, inscrivez une première petite action à poser.

Par exemple, avant d’écrire un article on peut se faire un plan ; avant de faire son rapport d’impôt, on commence par trouver les formulaires nécessaires, etc.

On n’inscrit pas un projet dans nos tâches, mais plutôt les petites actions à poser pour faire avancer ce projet AUJOURD’HUI. Il est important de diviser une tâche en sous-tâches. Par exemple, plutôt que d’écrire « Terminer mon diplôme d’études », on écrit « s’inscrire à un cours » ou « réviser le travail de session avant de le remettre ».

C’est l’idée de traverser le pont quand on est rendu à la rivière, mais aussi qu’on peut manger un éléphant à condition de procéder une bouchée à la fois.

À retenir : si nous n’identifions pas clairement les petites actions à poser aujourd’hui, nous n’avancerons pas dans nos projets.

2 Analyser chaque action de la liste

Dans la colonne « urgence » du formulaire : identifier les actions qui ne peuvent pas être reportées en cochant la case. Exemples : j’ai un mal de dent, mon frigo est vide, un ami ou un parent va mal et aurait besoin de recevoir un coup de téléphone de ma part.

En utilisant les chiffres 1 2 3 indiquer l’importance par rapport à ses objectifs. Nous faisons souvent ce qui est urgent, mais est-ce que nous nous préoccupons de ce qui est important ? Pour se les rappeler on peut indiquer nos objectifs en début de formulaire. Si on veut installer une nouvelle habitude, il faut compter en terme de mois : même passer le fil dentaire prend du temps. Bien que d’installer l’habitude du fil dentaire sera peut-être plus facile à atteindre que de cesser de fumer.

Quantifier approximativement le temps que la tâche va prendre. Se rappeler que si on a envie de faire quelque chose, on va sous-estimer le temps nécessaire et la difficulté de la tâche, et inversement, si on ne veut pas faire quelque chose, on va  sur-estimer le temps nécessaire et la difficulté. Il n’est pas nécessaire d’être précis, mais un petit effort ici nous permet d’apprendre à évaluer une tâche et à identifier si elle rentre dans notre journée.

Peurs : ressentons-nous un désir irrésistible de remettre à plus tard ce qui ne prend que 5 min. et qui est important et urgent ? Parfois il s’agit de la peur de l’inconnu, de la nouveauté, de sortir de notre zone de confort, comme s’inscrire à un cours par exemple. Ou encore, il peut s’agir de peurs associées à des évènements désagréables ou des erreurs que nous avons commises dans le passé.

À retenir : il est très rare qu’on planifie trop, c’est plutôt l’inverse qui arrive. Il est important de voir où va notre journée et les quelques minutes pour le faire sont utiles.

3 Moins, c’est plus

Je constate que j’ai toujours plus de tâches à faire que ce que je ne peux en faire. Se concentrer sur moins de projets, sur moins de tâches est vraiment un plus et j’essaie d’aller dans cette direction. Mais j’ai à m’améliorer. Entre autres, apprendre à dire non m’est difficile. Sans doute parce que je veux trop paraître être « un bon gars ». Ce qui suit est une aide pour décider d’insérer une tâche dans cette journée. Considérer les colonnes IMPORTANT et URGENT du formulaire.

Dans une journée, il peut être difficile de faire trois tâches importantes. Utiliser alors la technique du POST-IT. Écrire chacune des trois tâches sur trois post-it différents. Et collez-les au mur ou au bas de votre écran. Ainsi vous les aurez constamment sous les yeux, c’est très visuel, ça aide à se centrer.

À retenir : moins on s’éparpille, plus on a de temps pour l’important. (j’ai de la difficulté avec ça!)

4 Établir un plan, un ordre

La colonne séquence, moment permet de déterminer un plan de match pour la journée.

On peut appliquer le principe de l’important d’abord, mais parfois on manque d’énergie, on n’est pas dans notre assiette et c’est tout simplement impossible. Durant ces journées, au lieu de ne rien faire, on va commencer par quelque chose de facile et qui nous plaît, ainsi on se sera mis en action et souvent cela nous remonte le moral puis on pourra peut-être aborder autre chose.

Attention! Il faut être vigilant ici : j’ai constaté que trop souvent je commence ma journée par mes courriels ou par la lecture des nouvelles ou par un magasinage en ligne (d’autres vont consulter Facebook). En faisant cela, j’utilise le meilleur de ma journée sur des tâches sans véritable importance, et ce, jour après jour.

On peut aussi prévoir essayer quelque chose de nouveau pendant 10 minutes. voire seulement 5 minutes et c’est magique ! On est parti !

En tenant compte du temps nécessaire à une tâche et de l’heure à laquelle la journée s’arrête, on peut prévoir la séquence de nos tâches à partir de la fin : de la dernière à la première.

De plus, nous traînons parfois quelque chose pendant des jours, voire des semaines, et même davantage. Il est intéressant de conserver ses listes de tâches passées. La colonne peurs nous permet d’identifier un problème et de passer à l’action et ainsi de se débarrasser de quelque chose qui est lourd à traîner. On est content de régler un seul de ces bugs dans une journée. Encore une fois, on est bienveillant envers soi-même et, selon notre état mental, on inscrira le bug à régler à un moment stratégique de la journée. Il est sans doute irréaliste de prévoir faire cela comme dernière tâche de la journée, alors qu’on est plus fatigué.

À retenir : on n’a pas la même énergie chaque jour, ni à chaque heure de la journée, on peut prévoir un ordre qui en tient compte. Tout en se méfiant de la procrastination.

5 Tout doux

J’ai constaté qu’après plusieurs mois d’application de cette façon de faire, je travaillais trop. Ma liste était devenue une obsession. C’est pourquoi, j’ai mis une ligne Détente, jeu, plaisir, sentir « la caresse d’être ». Il n’est pas nécessaire de faire chaque jour une grande activité de détente, mais se réserver un moment de détente est essentiel : un cours de yoga, une marche méditative de 15 minutes le midi ou faire ses courses à bicyclette ou à pied et profiter du moment présent.

À retenir : au fond, il nous faut prévoir un temps de qualité pour ce qui est important dans notre vie ; sentir le plaisir d’agir et simplement d’être est important. Travailler demande une mobilisation de nos énergies dans l’action, c’est un stress. On a besoin de cesser d’appuyer sur l’accélérateur.

6 Les petites tâches nécessaires

Il faut le répéter : les grands projets sont une séquence de petites tâches. D’où l’importance des détails. Appollo 13 a failli être un échec fatal pour les astronautes, parce qu’une suite de difficultés sont survenues après qu’un des quatre boulons de fixation d’un des réservoir d’oxygène ne fut pas desserré.

Moins, c’est plus. Et Dieu est dans les détails ! – Mies van der Rohe 

À retenir : il s’agit d’enlever le plus de choses possibles d’une œuvre, d’un projet, mais sans oublier qu’une œuvre est accomplie et belle grâce à la qualité de ses détails.

7 Les projets plus importants

La procédure que je vous suggère ne concerne que l’établissement d’un programme quotidien, mais il est nécessaire de gérer aussi l’avancement de nos projets. Dans ce cas, quelques éléments pour gérer votre quotidien sont aussi utiles pour vos projets de plus grande ampleur. J’utilise une feuille Excel que je me suis créée pour lister les travaux annuels à faire dans la maison. J’y inscris une identification de la tâche, qui la fera (j’ai deux colonnes : ma part et le nom d’une autre personne, selon le cas) combien de temps cela prendra et combien cela coûtera. Je fais calculer une somme pour le temps et les coûts. Je transfère dans ma planification quotidienne au besoin quand j’effectue une de ces tâches.

On peut avoir un projet important, peut-être 2 ou 3, mais dix, c’est impossible !

8 Constater ce qui est réalisé

Indiquer que la tâche est terminée en cochant la colonne fait.

Comparer la durée prévue au temps mis en réalité.

À la fin de la journée, évaluer ce qui a été accompli : combien d’actions sur /7, même s’il y a bien dix lignes ! Il est souvent difficile de réaliser plus de sept tâches dans une journée. Se traiter avec douceur : éviter de brusquer l’enfant qui veut grandir en nous.

Conserver notre feuille de planification pour le prochain jour de travail. La ligne « Bug du jour » sera utile pour faire suite à une prise de conscience.

La section supérieure où s’inscrivent les objectifs est utile si nous démarrons plein de choses et en terminons peu.

À retenir : rien de plus encourageant que de terminer une journée avec le sentiment de l’accomplissement. Si nous réussissons à faire cela régulièrement, nous nous sentons bien.

9 En prime : avoir l’esprit plus libre

Avoir un plan a un autre avantage majeur : on a le sentiment d’être un peu plus en contrôle de notre journée. On sait qu’on a une liste et qu’on peut s’y référer, inutile de se répéter tout au long de la journée : « je dois faire ceci ou cela aujourd’hui… surtout je ne dois pas oublier de… » on peut arrêter de penser à ce qu’on a à faire et tout simplement le faire.

Avoir un plan pour notre journée crée de l’espace dans notre journée et comme on a le sentiment d’être plus en contrôle, on se stresse moins : un stress inutile de moins.

À retenir : à la limite, ne serait-ce que pour toucher une telle prime, se faire un plan de notre journée vaut le coup : car on est plus disponible et davantage concentré sur ce qu’on a à faire.

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Nous sommes ce que nous répétons chaque jour.

L’excellence n’est pas un exploit,

c’est une habitude.

Aristote (penseur grec, 384 av. J.-C. – 322 av. J.-C.)